Gå til hovedinnhold

Veiledning for automatisering av legging til beregningsobjekter

I FabricAI har vi i over 8 år forsket på et spesifikt problem: hvordan man kan automatisere dimensjonering (tilordning av dimensjoner/kostnadssteder/oppfølgingsobjekter) på inngående fakturaer så presist som mulig ved hjelp av kunstig intelligens. I forskningen er det brukt millioner av inngående fakturaer fra både Norge og Sverige, samt naturligvis Finland. I denne artikkelen har vi oppsummert de viktigste lærdommene og rådene for å lykkes med dette.

For enkelhets skyld kaller vi i denne artikkelen tilordningen av slike oppfølgingsobjekter for dimensjonering, og vi omtaler et enkelt oppfølgingsobjekt som en Dimensio. I tillegg, hvis man for eksempel følger opp lønnsomheten til prosjekter, så

  • Dimensio = overskriftsnivå, for eksempel Prosjekt

  • Underdimensjon = et enkelt prosjekt under overskriften, f.eks. Business Finland

Hvorfor gjør man dimensjonering?

Formålet med dimensjonering er å dele opp regnskapsdataen til et mer detaljert nivå enn ekstern rapportering (som konto), slik at man kan følge opp kostnader knyttet til for eksempel bestemte prosjekter, avdelinger eller personer, og dermed få mer detaljert informasjon om lønnsomhet eller fakturagrunnlag for viderefakturering. Vi anbefaler på det varmeste dimensjonering til alle som ønsker å forstå kostnadene og lønnsomheten i virksomheten sin på et mer detaljert nivå. Bakgrunnen for dimensjonering er altså ofte et reelt forretningsbehov.

Kan kunstig intelligens hjelpe med dimensjonering?

Det korte svaret er ja. Kunstig intelligens kan dele opp dataen på et detaljnivå som det aldri ville vært fornuftig for et menneske å gjøre manuelt. I FabricAI kan du slå på dimensjonering ved å følge disse instruksjonene.

Det er likevel viktig å merke seg at kunstig intelligens dessverre ikke er et magisk verktøy som man kan helle inn i enhver eksisterende dimensionointiprosessi og forvente strålende resultater. I FabricAI får man i utgangspunktet gode resultater på tre ulike måter


a) Ved å følge rådene i denne artikkelen

b) Ved delvis å følge rådene i denne artikkelen og i tillegg bruke funksjonen “Auta tekoälyä”

c) Ved å bruke kun funksjonen “Auta tekoälyä” i stor grad
​

Stegene til best mulig resultat

  1. Vurder formålet med Dimensioens eksistens

    1. Uavhengig av om det er snakk om en ny Dimensio som man akkurat har begynt å følge opp, ELLER en Dimensio som har vært fulgt opp over lengre tid, anbefaler vi alltid å starte med å se på helhetsbildet:

      1. Hva ønsker vi å vite?

        1. Ifølge våre undersøkelser kan dimensjoner grovt deles inn i fire hovedområder:

          1. Prosjekter (f.eks. enheter, prosjekter, lokasjoner)

          2. Avdelinger (f.eks. forretningsområder, regioner, tiimit, funksjoner)

          3. Personer (i utgangspunktet selskapets ansatte)

          4. Eiendeler (f.eks. eiendommer)

      2. Er informasjonen fortsatt relevant for virksomheten vår?

        1. Det sier seg selv at man ikke bør gjøre noe det ikke er behov for

      3. Spesielt når det gjelder nye dimensjoner som skal opprettes: trenger vi dimensjonering for å få denne informasjonen, eller finnes den kanskje allerede via f.eks. kontoplanen eller en eksisterende Dimensio?

        1. NB! For mer detaljert intern rapportering bør man som hovedregel ikke bruke konti, selv om det kan virke logisk. For eksempel kan et Business Finland-prosjekt ikke være en egen konto, fordi slike kostnader trenger både en konto og en intern rapporteringskode (=Dimensio).

  2. Kontroller grunnlaget for hvordan Dimensio fastsettes

    1. For at kunstig intelligens skal kunne hjelpe med høy presisjon i dimensjonering uten eneste apuohje, må grunnlaget for hvordan Dimensio fastsettes være slik at det enkelt kan forklares, for eksempel til en sommervikar i økonomiavdelingen. Det må være helt tydelig for sommervikaren på hvilket grunnlag en gitt faktura/fakturalinje skal tilordnes en bestemt underdimensjon.

    2. Det aller enkleste er å bestemme en logikk der

      1. Underdimensjonen får sin egen kode, for eksempel kan et Business Finland-prosjekt som starter i 2026 få koden “BF2026”. Koden bør altså være på over fem tegn og helst inneholde både tall og bokstaver. Koden må i tillegg være unik på tvers av alle underdimensjoner i selskapet. Denne koden bør enten være selve navnet på underdimensjonen i regnskapsprogrammet, eller i det minste inngå i navnet.

        1. Hvorfor minst fem tegn? Korte koder, som "12" eller "101", finnes svært ofte på fakturaer i datoer, beløp eller kontonumre. En lang og unik kode sikrer at "matchen" som kunstig intelligens gjør er statistisk signifikant og ikke tilfeldig.

      2. Denne koden bes man om å få med på fakturaen fra toimittaja

      3. Hvis koden finnes

        1. Alene et eller annet sted på fakturaen → hele fakturaen settes til den tilsvarende underdimensjonen

        2. På fakturalinjen → den aktuelle bokføringslinjen får tilsvarende underdimensjon

  3. Sørg for godt fakturagrunnlag sammen med bestillere og toimittajaer

    1. Som nevnt over er det svært viktig å sørge for at toimittaja faktisk legger inn koden for underdimensjon på fakturaen. Vår erfaring er at toimittajaer generelt er svært samarbeidsvillige i slike spørsmål. Det aller viktigste er likevel å instruere og stille krav til bestillerne av varer/tjenester om at de alltid gir disse opplysningene som viser til underdimensjoner til toimittaja ved bestilling, med klare instrukser

      1. Fra dette perspektivet kan fakturaer deles i to kategorier:

        1. Fakturaen gjelder kun én underdimensjon – da er det tilstrekkelig at koden er lagt inn et eller annet sted på fakturaen

        2. Fakturaen gjelder flere underdimensjoner (f.eks. en samlefaktura) – da er det kritisk at koden for underdimensjon legges inn på hver eneste fakturalinje (ikke som mellomoverskrifter, men på hver linje)

  4. Deaktiver underdimensjoner som ikke lenger trengs

    1. Hvis man lar underdimensjoner som ikke lenger er i bruk stå som aktive i regnskapsprogrammet, vil det dessverre forvirre kunstig intelligens. Vi anbefaler å deaktivere underdimensjoner som ikke lenger er i bruk i regnskapsprogrammet.

NB! For at koden til underdimensjonen skal kunne finnes i en inngående faktura med god presisjon, er det svært ønskelig at fakturaen er en verkkolasku. Hvis dine norske toimittajaer ennå ikke sender verkkolaskut, husk at virksomheten har lovfestet rett til å kreve kun verkkolaskut og dermed la være å betale papir- og sähköposti-fakturaer. Du kan lese mer om dette for eksempel her: https://netvisor.fi/blog/verkkolaskulaki-oikeuttaa-ja-velvoittaa/

Verkkolaskuosoite.fi er en praktisk tjeneste der du kan henvise toimittajasi direkte til å se din Verkkolaskuosoite.

Denne artikkelen har blitt oversatt ved hjelp av et AI-basert oversettelsesverktøy. Innholdet eller formuleringen av disse instruksjonene kan avvike fra de i andre instruksjoner eller i programvaren.

Relaterte artikler
Svarte dette på spørsmålet?