Nedenfor er beskrevet noen eksempler på situasjoner der du kan bruke funksjonen Hjelp AI, og mer detaljert forklart hvordan instruksjonen bør utformes.
Kredittkortfaktura – mellomkonto
Problem:
AI forsøker å forutsi den endelige kontoen som går til regnskapet.
Løsning:
Hjelp AI-instruksjon:
velg konto f.eks. 17777 Avklaringskonto.
Skriv instruksjonen i formen “Leverandør er Nordea Bank Oyj”. Dersom samme kunde har flere leverandører kan du liste opp alle i én instruksjon ved å skille leverandørnavnene med ordet “eller”, f.eks. “Leverandør er Nordea Bank Oyj eller SEB”.
Vær nøye med at leverandørnavn er riktig skrevet
Alle leverandørens fakturaer blir bokført slik dersom du ikke angir andre betingelser
Dimensjon/kostnadssted-instruksjon
Problem:
Avhengig av leverandør kan kostnadssted finnes på fakturaen på mange ulike måter: leveringsadresse, referanse, bestillers navn eller linjebeskrivelse. Det er likevel ikke behov for å lage egen instruks for hver enkelt.
Løsning:
Definer for AI hvilke ulike felt kostnadssted kan utledes fra.
For eksempel kan kostnadsstedet “123 Porvoo” vises på fakturaen i flere ulike formater og på flere steder:
I leveringsadresse (f.eks. Porvoontie)
I referansefeltet
I bestillers navn (f.eks. Joonatan Kanervisto)
I linjebeskrivelsen
Du kan kombinere alt dette i én instruksjon:
Velg dimensjon 'Porvoo'
Skriv følgende instruks til AI: “Dersom fakturaens leveringsadresse er 'Porvoontie 1' eller fakturaens referanse inneholder 'Porvoo' eller fakturaen inneholder 'Joonatan Kanervisto' eller linjebeskrivelsen inneholder '123 PRV'”
Merk! Når du skriver en instruksjon som har mange ulike variabler:
“eller” = separat betingelse, der instruksjonen utføres når en av betingelsene oppfylles
“og” = kombinasjonsbetingelse, der begge betingelser må oppfylles
Mange ulike kostnadssteder og sirkulasjonslister – kobling av disse
Problem:
Flere ulike kostnadssteder og sirkulasjonslister. Sirkulasjonslister bestemmes 90 % ut fra kostnadssted. De resterende 10 % går til Administrasjonens sirkulasjon.
Løsning:
Det lønner seg å starte med kostnadssted-instruksjonene, dvs. opprett i henhold til “Dimensjon/kostnadssted-instruksjon” én bekreftende instruksjon for hvert kostnadssted, med noen betingelser.
På fanen Organisasjon kan du angi “Administrasjon” som kundens standardrute.
Deretter kan du i “kiertolista”-delen av Hjelp AI opprette en kostnadssted-instruks for hver sirkulasjonsliste. Du instruerer AI til å velge sirkulasjonsliste “Kanervisto-Wirzenius” og gir instruksjonen “Dersom fakturaens kostnadssted er 123 Porvoo”
Kostnadsstedets navn må være riktig skrevet, altså slik det er i regnskapsprogrammet
Denne artikkelen har blitt oversatt ved hjelp av et AI-basert oversettelsesverktøy. Innholdet eller formuleringen av disse instruksjonene kan avvike fra de i andre instruksjoner eller i programvaren.
*