Oppdatert 10.10.2023.
Med tanke på implementeringen av FabricAI, er kanskje det viktigste aspektet å bestemme hvilken prosess fakturaene skal behandles med. Primært handler det om når fakturaen dukker opp i FabricAI-portalen for regnskapsføreren eller reskontroeksperten å håndtere. Det er imidlertid også viktig å vurdere hva hver enkelt gjør i prosessen og i hvilken rekkefølge. Denne artikkelen går gjennom prosessalternativene i FabricAI-portalen for behandling av fakturaer. Artikkelen er skrevet med den grunnleggende antagelsen at klient = innkjøpsfakturaens revisor/godkjenner og regnskapsfører = innkjøpsfakturaens regnskapsmessige behandler.
Vi hos FabricAI ønsker å støtte alle disse prosessene i hvert regnskapsprogram, men dessverre er det foreløpig ikke mulig, da programvaregrensesnittene til regnskapsprogrammene ikke alle støtter de nødvendige aspektene ved visse prosesser optimalt.
1. Standardprosess (Fennoa, Fivaldi, Procountor, Netvisor)
Standardprosessen er den mest populære og enkle måten å behandle innkjøpsfakturaer i FabricAI, og prosessen passer etter vår erfaring for det overveldende flertallet av regnskapsbyråenes klienter. I praksis behandles fakturaene til regnskapet fra FabricAI-portalen etter klientens godkjenning.
Standardprosessen passer spesielt i situasjoner hvor
- Klientens og regnskapsførerens rolle er delvis delt: klienten gjør en del og regnskapsføreren en del (klienten gir f.eks. kommentarer/tilleggsinformasjon til fakturaene eller bokfører/dimensjonerer en del av fakturaene)
- Fakturaene alltid går gjennom en resirkuleringsgruppe (den regnskapsmessige behandleren av innkjøpsfakturaen trenger ikke å dirigere fakturaene til forskjellige resirkuleringsgrupper)
- Fasene og ansvaret i innkjøpsfakturaprosessen ønskes å klargjøres og dobbeltarbeid unngås
2. Alternativ prosess (Procountor, Netvisor)
Alternativ prosess fungerer foreløpig bare i Procountor og Netvisor. I den alternative prosessen kan fakturaene behandles fra FabricAI-portalen til regnskapet praktisk talt når som helst, da den alternative prosessen ikke avhenger på noen måte av fakturaenes sirkulasjon. Den alternative prosessen antar at klienten ikke bokfører fakturaene selv i det hele tatt, men at regnskapsføreren er ansvarlig for bokføringen. Dermed, selv om klienten endrer bokføringen i regnskapsprogrammet, oppdateres ikke dette til FabricAI-portalen. Andre endringer, som fakturaenes kommentarer og dimensjoner, løftes imidlertid til FabricAI-portalen.
Alternativ prosess passer spesielt i situasjoner hvor
- Klienten ikke tar stilling til bokføringen eller legger til kommentarer, klienten kan imidlertid dimensjonere fakturaene helt selv
- Fakturaene alltid går gjennom en resirkuleringsgruppe eller sirkulasjonen er allerede automatisert i regnskapsprogrammet praktisk talt hundre prosent (= den regnskapsmessige behandleren av innkjøpsfakturaen trenger ikke å dirigere fakturaene til forskjellige resirkuleringsgrupper)
- Klienten ikke aktivt godkjenner fakturaer eller det ikke kan defineres en godkjenner for fakturaene – fakturaene ønskes å behandles allerede før godkjenning
3. Alternativ prosess med sirkulasjon (Procountor, Netvisor)
Alternativ prosess med sirkulasjon er for øyeblikket mulig med Procountor og Netvisor. Prosessen fungerer slik at fakturaene fra FabricAI sendes til sirkulasjonslister (eller -liste) eller på Procountors språk revisjonslister. For å kunne utnytte prosessen må det sørges for at denne veiledningen er utført for Procountor-klienten og denne veiledningen tilsvarende for Netvisor-klienten.
Alternativ prosess med sirkulasjon passer spesielt i situasjoner hvor
- Klienten har flere forskjellige resirkuleringsgrupper, hvor dirigeringen ikke har kunnet automatiseres mer enn maksimalt delvis
- Det er avtalt med klienten at fakturaen må ha en regnskapsførers sjekket bokføring før revisjon og/eller godkjenning
- Regnskapsførerens oppgave er å sende fakturaene til sirkulasjon – da kan fakturaen dirigeres fra FabricAI til riktig sirkulasjon
Merk! Hvis fakturaene av en eller annen grunn ikke kan behandles i FabricAI-portalen, er det også mulig å utnytte bakgrunnsautomasjon.