Vi på FabricAI har i över åtta år undersökt problemet i rubriken: hur man med hjälp av AI kan automatisera tillägget av beräkningsobjekt (dimensioner/kostnadsställen/uppföljningsobjekt) till inköpsfakturor så exakt som möjligt. Miljontals inköpsfakturor från både Norge och Sverige samt naturligtvis Finland har använts i forskningen. I denna artikel har vi sammanfattat de viktigaste lärdomarna och riktlinjerna för att lyckas med ämnet.
För tydlighetens skull kallar vi i denna artikel tillägget av beräkningsobjekt hädanefter dimensionering och talar om ett enskilt beräkningsobjekt som en dimension. Dessutom, om man till exempel följer upp projekts lönsamhet, så
Dimension = rubriknivå, såsom Projekt
Underdimension = det enskilda projektet under rubriken, t.ex. Business Finland
Varför görs dimensionering?
Syftet med dimensionering är att dela upp bokföringsdata till en mer detaljerad nivå än extern rapportering (såsom kontoföring), så att man till exempel kan följa upp kostnader som hör till ett visst projekt, en avdelning eller en person, och på så sätt få mer detaljerad information om exempelvis lönsamhet eller få uppgifter för vidarefakturering. Vi rekommenderar varmt dimensionering till alla som vill förstå sitt företags kostnader och lönsamhet på en mer detaljerad nivå. Bakgrunden till dimensionering är alltså ofta ett genuint affärsbehov.
Kan AI hjälpa till med dimensionering?
Det korta svaret är ja. AI kan dela upp data på en nivå som det aldrig skulle vara rimligt för en människa att göra. I FabricAI kan dimensionering aktiveras med anvisningarna som nämns här.
Det är dock viktigt att notera att AI tyvärr inte är ett magiskt verktyg som man i alla fall kan hälla rakt in i den nuvarande dimensioneringsprocessen och förvänta sig utmärkta resultat. I FabricAI får man i regel bra resultat på tre olika sätt
a) Genom att följa anvisningarna i denna artikel
b) Genom att delvis följa anvisningarna i denna artikel och utnyttja funktionen ”Hjälp AI”
c) Genom att utnyttja enbart funktionen ”Hjälp AI” i stor omfattning
Steg till bästa resultat
Granska syftet med dimensionens existens
Oavsett om det gäller en ny dimension som man just ska börja följa ELLER en dimension som har följts redan under en längre tid rekommenderar vi alltid att börja med att titta på den större bilden:
Vad vill vi veta?
Enligt vår forskning delas dimensioner grovt in i fyra delområden:
Projekt (t.ex. enheter, projekt, verksamhetsställen)
Avdelningar (t.ex. affärsområden, regioner, team, funktioner)
Personer (i första hand företagets anställda)
Tillgångar (t.ex. fastigheter)
Är informationen fortfarande relevant för vår verksamhet?
Det är självklart att sådant som inte behövs, inte heller lönar sig att göra
Särskilt för nya dimensioner som ska skapas: behöver vi dimensionering för att få fram informationen eller kan uppgifterna redan hittas t.ex. via bokföringskonton eller någon befintlig dimension?
OBS! För mer detaljerade interna rapporteringsbehov lönar det sig i regel inte att använda konton, även om det kan kännas logiskt. Till exempel kan Business Finland-projektet inte vara ett eget konto, eftersom sådana kostnader behöver både kontoföring och en intern rapporteringsidentifierare (=dimension).
Granska dimensionens bestämningsgrund
För att AI ska kunna hjälpa till med dimensionering med hög precision utan en enda hjälpinstruktion måste dimensionens bestämningsgrund vara sådan att den enkelt och begripligt kan förklaras t.ex. för en sommaranställd på ekonomiavdelningen. Sommaranställda måste ha helt klart för sig på vilken grund en viss faktura/fakturarad går till vilken underdimension.
Det är allra rakast att bestämma en logik där
En egen kod definieras för underdimensionen, till exempel kunde ett Business Finland-projekt som startar 2026 få koden ”BF2026”. Koden ska alltså vara längre än fem tecken och den bör innehålla både siffror och bokstäver. Koden ska dessutom vara unik för alla underdimensioner i företaget. Denna kod ska antingen vara direkt underdimensionens namn i bokföringsprogrammet eller åtminstone en del av namnet.
Varför minst fem tecken? Korta koder, såsom ”12” eller ”101”, hittas mycket ofta på fakturan i datum, belopp eller kontonummer. En lång och unik kod säkerställer att den ”match” som AI gör är statistiskt signifikant och inte slumpmässig.
Denna kod begärs av leverantören att läggas till på fakturan
Om koden hittas
Ensam någonstans på fakturan –> hela fakturan sätts på motsvarande underdimension
På fakturaraden –> motsvarande underdimension sätts på den aktuella kontoraden
Säkerställ att fakturamaterialet är i skick tillsammans med beställare och leverantörer
Som nämnts ovan är det mycket viktigt att se till att leverantören faktiskt lägger till underdimensionens kod på fakturan. Enligt vår erfarenhet är leverantörer i allmänhet mycket samarbetsvilliga i dessa frågor. Det viktigaste är ändå att instruera och kräva att de som beställer varan/tjänsten alltid uppger dessa uppgifter som hänvisar till underdimensionerna till leverantören vid beställning, med tydliga instruktioner
Ur detta perspektiv kan fakturor delas in i två kategorier:
Fakturan gäller endast en underdimension – då räcker det att koden har lagts till någonstans på fakturan
Fakturan gäller flera underdimensioner (t.ex. samlingsfaktura) – då är det kritiskt att underdimensionens kod läggs till på varje fakturarad (inte som mellanrubriker, utan på varje rad)
Inaktivera underdimensioner som inte längre behövs
Om underdimensioner som inte längre används lämnas som aktiva i bokföringsprogrammet stör detta tyvärr AI:s funktion. Vi rekommenderar att inaktivera underdimensioner som blivit onödiga i bokföringsprogrammet
OBS! För att underdimensionens kod ska kunna hittas i inköpsfakturan med god precision rekommenderas det starkt att fakturan är en e-faktura. Om dina inhemska leverantörer ännu inte skickar e-fakturor, kom ihåg att företaget har lagstadgad rätt att kräva enbart e-fakturor och därmed låta bli att betala pappers- och e-postfakturor. Du kan läsa mer om ämnet till exempel här: https://netvisor.fi/blog/verkkolaskulaki-oikeuttaa-ja-velvoittaa/
Verkkolaskuosoite.fi är en praktisk tjänst där du kan styra dina leverantörer att direkt kontrollera din e-fakturaadress.
Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.