Me FabricAI:lla olemme tutkineet yli 8 vuoden ajan otsikon ongelmaa: miten voidaan automatisoida mahdollisimman tarkasti laskentakohteiden (dimensioiden/kustannuspaikkojen/seurantakohteiden) lisäämistä ostolaskuille tekoälyn avulla. Tutkimukseen on käytetty miljoonia ostolaskuja niin Norjasta ja Ruotsista kuin tietysti Suomestakin. Tähän artikkeliin on tiivistetty tärkeimmät opit ja ohjeet aiheessa onnistumiseen.
Selkeyden vuoksi kutsumme laskentakohteiden lisäämistä tässä artikkelissa tästedes dimensioinniksi ja puhumme yksittäisestä laskentakohteesta dimensiona. Lisäksi jos esimerkiksi seurataan projektien kannattavuutta, niin
Dimensio = otsikkotaso, kuten Projekti
Aladimensio = otsikon alla oleva yksittäinen projekti, esim. Business Finland
Miksi dimensiointia tehdään?
Dimensioinnin tarkoituksena on pilkkoa kirjanpitodataa ulkoista laskentaa (kuten tiliöinti) tarkemmalle tasolle, jotta voidaan seurata esimerkiksi tiettyyn projektiin, osastoon ja henkilöön liittyviä kuluja ja näin ollen saada tarkempaa tietoa esimerkiksi kannattavuudesta tai saada tietoja läpilaskutusta varten. Suosittelemme lämpimästi dimensiointia kaikille, jotka haluavat ymmärtää liiketoimintansa kuluja ja kannattavuutta tarkemmalla tasolla. Dimensioinnin taustalla on siis usein aito liiketoiminnallinen tarve.
Voiko tekoäly auttaa dimensioinnissa?
Lyhyt vastaus on, että voi. Tekoäly voi pilkkoa datan sellaiselle tasolle, jota ihmisen ei olisi ikinä järkevää tehdä. FabricAI:ssa dimensioinnin saa päälle tässä mainituilla ohjeilla.
On kuitenkin huomioitava, että valitettavasti tekoäly ei ole taikakeino, jonka voi kaikissa tapauksissa kaataa nykyiseen dimensiointiprosessiin ja odottaa erinomaisia tuloksia. FabricAI:ssa hyviä tuloksia saa lähtökohtaisesti kolmella eri tavalla
a) Toimimalla tämän artikkelin ohjeiden mukaisesti
b) Toimimalla osittain tämän artikkelin ohjeiden mukaisesti ja hyödyntämällä “Auta tekoälyä” -ominaisuutta
c) Hyödyntämällä pelkästään “Auta tekoälyä” -ominaisuutta laajasti
Askeleet parhaisiin tuloksiin
Tarkastele dimension olemassaolon tarkoitus
Riippumatta siitä, onko kyseessä uusi dimensio, jonka seuraaminen ollaan vasta aloittamassa TAI dimensio, jota on seurattu jo pidemmän aikaa, suosittelemme aina aloittamaan isomman kuvan tarkastelusta:
Mitä haluamme tietää?
Tutkimustemme mukaan dimensiot jakaantuvat karkeasti neljään osa-alueeseen:
Projektit (esim. yksiköt, hankkeet, toimipisteet)
Osastot (esim. liiketoiminnot, alueet, tiimit, funktiot)
Henkilöt (lähtökohtaisesti yrityksen työntekijät)
Omaisuuserät (esim. kiinteistöt)
Onko tieto edelleen relevanttia liiketoimintamme kannalta?
Itsestäänselvästi todettakoon, että sellaista mitä ei tarvita, ei kannata tehdä
Erityisesti uusien perustettavien dimensioiden osalta: tarvitsemmeko tiedon saamiseen dimensiointia vai voisiko tieto löytyä jo valmiiksi esim. kirjanpitotilien tai jonkin olemassa olevan dimension kautta?
HUOM! Tarkemman sisäisen laskennan tarpeisiin ei kannata lähtökohtaisesti hyödyntää tilejä, vaikka se saattaisi tuntua loogiselta. Esimerkisi Business Finland -projekti ei voi olla oma tilinsä, sillä tällaiset kulut tarvitsevat sekä tiliöinnin että sisäisen laskennan tunnisteen (=dimension).
Tarkasta dimension määräytymisperuste
Jotta tekoäly voi auttaa korkealla tarkkuudella ilman yhtäkään apuohjetta dimensioinnissa, dimension määrätymisperusteen pitää olla sellainen, että sen voi selittää helposti ja yksinkertaisesti esim. taloushallinnon kesätyöntekijälle. Kesätyöntekijälle täytyy olla täysin selvää, millä perusteella jokin lasku/laskurivi menee millekin aladimensiolle.
Kaikista suoraviivaisinta on päättää logiikka, jossa
Aladimensiolle määritetään oma koodi, esim. vuonna 2026 alkavalle Business Finland -projektille voisi antaa koodiksi “BF2026”. Koodin tulisi siis olla yli viisimerkkinen ja sen olisi hyvä sisältää sekä numeroita että kirjaimia. Koodin tulisi lisäksi olla uniikki yrityksen kaikkien aladimensioiden osalta. Tämän koodin tulisi olla joko suoraan aladimension nimi kirjanpito-ohjelmassa tai vähintään osana nimeä.
Miksi vähintään viisi merkkiä? Lyhyet koodit, kuten "12" tai "101", löytyvät todella usein laskulta päivämääristä, summista tai tilinumeroista. Pitkä ja uniikki koodi varmistaa, että tekoälyn tekemä "match" on tilastollisesti merkitsevä eikä sattumaa.
Tämä koodi pyydetään laskun toimittajalta laskulle
Jos koodi löytyy
Yksinään jostain kohtaa laskua -> koko lasku asetetaan vastaavalle aladimensiolle
Laskuriviltä -> asetetaan kyseiselle tiliöintiriville vastaava aladimensio
Huolehdi laskuaineisto kuntoon tilaajien ja toimittajien kanssa
Kuten edellä mainittiin, on todella tärkeää huolehtia, että toimittaja todella lisää laskulle aladimension koodin. Kokemuksemme mukaan toimittajat ovat yleisesti erittäin yhteistyöhaluisia näissä asioissa. Kuitenkin kaikkein tärkeintä on ohjeistaa ja vaatia tavaran/palvelun tilaajia ilmoittamaan nämä aladimensioihin viittaavat tiedot toimittajalle tilatessa aina selkein ohjein
Tästä näkökulmasta laskut voidaan jakaa kahteen kategoriaan:
Lasku koskee vain yhtä aladimensiota – tällöin riittää, että koodi on lisätty vain johonkin kohtaan laskua
Lasku koskee useampaa aladimensiota (esim. koontilasku) – tällöin olisi kriittistä, että aladimension koodi lisätään jokaiselle laskuriville (ei väliotsikkoina, vaan jokaiselle riville)
Deaktivoi aladimensiot, joita ei enää tarvita
Jos kirjanpito-ohjelmaan jätetään aktiiviseksi sellaisia aladimensioita, jotka eivät ole enää käytössä, sekoittaa tämä valitettavasti tekoälyn toimintaa. Suosittelemme deaktivoimaan kirjanpito-ohjelmasta turhaksi jääneet aladimensiot
HUOM! Jotta aladimension koodi voidaan löytää ostolaskusta hyvällä tarkkuudella, olisi laskun erittäin suositeltavaa olla verkkolasku. Jos kotimaiset toimittajasi eivät vielä lähetä verkkolaskuja, muistathan, että yrityksellä on lainmukainen oikeus vaatia pelkästään verkkolaskuja ja näin ollen jättää paperi- ja sähköpostilaskut maksamatta. Voit lukea aiheesta lisää esim. täältä: https://netvisor.fi/blog/verkkolaskulaki-oikeuttaa-ja-velvoittaa/
Verkkolaskuosoite.fi on kätevä palvelu, josta voit ohjata suoraan toimittajiasi katsomaan verkkolaskuosoitteesi.