Om du vill utnyttja FabricAI-processen ”Alternativ med cirkulation” för din Fivaldi-kund är det bra att beakta följande saker. Repetera vid behov beskrivningarna av FabricAI-processerna här.
Kunden har tidigare varit i processen ”Standard” i FabricAI-portalen
Justeringar i cirkulationsgrupperna
Idén med processen ”Alternativ med cirkulation” är att bokföraren/reskontraskötaren behandlar fakturorna i FabricAI i den mån det är möjligt, samtidigt som hen lägger fakturan i rätt cirkulation och kunden, när hen godkänner fakturan, flyttar fakturan till reskontran. I standardprocessen har det varit viktigt att FabricAI-användaren är på sista steget i cirkulationsgruppen, men i denna process är det i stället viktigt att FabricAI-användaren inte finns på stegen i cirkulationsgrupperna. FabricAI-portalen ersätter Fivaldis fas ”I registrering”, varifrån fakturan efter FabricAI-behandlingen går till cirkulation och ända till reskontran utan byråns användare. Det finns ingen teknisk nackdel med att lämna FabricAI-användaren kvar i cirkulationsgruppen även på sista steget, men det innebär att man måste gå in på fakturan två gånger, vilket inte är optimalt. Obs! I sista stycket av denna artikel kan du se exempel på hur cirkulationsgrupperna kan byggas upp i Fivaldi.Borttagning av tidigare cirkulationsautomationer
Om du tidigare har styrt fakturorna till rätt cirkulationer till exempel via leverantören i Fivaldi rekommenderar vi att du tar bort sådana regler. Om fakturan redan är i cirkulation i Fivaldi när den konteras och läggs på nytt i cirkulation i FabricAI-portalen hamnar fakturan i fel. Kontrollera följande punkter i inställningarna för Fivaldis cirkulationsgrupp:
a. Välj inte alternativet som är markerat med röd cirkel på den här bilden:
b. Kontrollera att ingen cirkulationsgrupp har definierats bakom leverantören, det vill säga att inställningarna i detta avseende ser ut som på den här bilden:
Kontera kundens fakturor ”rena” i FabricAI-portalen
Ändra processen till ”Alternativ med cirkulation”
Du kan själv ändra processen i FabricAI-portalen via fliken Organisation och menyn Kunder.
Från och med nu föreslås inte längre kontering av fakturor till Fivaldi, utan fakturorna visas i FabricAI direkt när de anländer och kan därifrån behandlas till Fivaldi till cirkulation som konterade
När fakturor börjar visas i FabricAI-portalen enligt den nya processen kan det bland dem finnas fakturor som redan har skickats till cirkulation tidigare. Vi rekommenderar att du tar bort dessa fakturor från FabricAI och själv efter godkännandet flyttar dem till reskontran i Fivaldi
Automatisera att cirkulationslistor kommer på fakturorna i FabricAI
Vi rekommenderar att du ställer in den vanligaste cirkulationen bakom kunden via fliken ”Organisation”
Dessutom rekommenderar vi att du använder funktionen ”Hjälp AI”, med vilken du kan styra cirkulationerna mer exakt t.ex. baserat på leverantör, fakturans belopp, dimension eller kombinationer av dessa. Läs mer om funktionen här.
Kunden har inte haft FabricAI-portalen i bruk tidigare
Justeringar i cirkulationsgrupperna
Idén med processen ”Alternativ med cirkulation” är att bokföraren/reskontraskötaren behandlar fakturorna i FabricAI i den mån det är möjligt, samtidigt som hen lägger fakturan i rätt cirkulation och kunden, när hen godkänner fakturan, flyttar fakturan till reskontran. I standardprocessen har det varit viktigt att FabricAI-användaren är på sista steget i cirkulationsgruppen, men i denna process är det i stället viktigt att FabricAI-användaren flyttas/läggs till på första steget i cirkulationsgrupperna/standardcirkulationsgruppen, så att fakturahanteringen vid behov också är möjlig i Fivaldi. Det finns ingen teknisk nackdel med att lämna FabricAI-användaren kvar i cirkulationsgruppen även på sista steget, men det innebär att man måste gå in på fakturan två gånger, vilket inte är optimalt. Obs! I sista stycket av denna artikel kan du se exempel på hur cirkulationsgrupperna kan byggas upp i Fivaldi.Borttagning av tidigare cirkulationsautomationer
Om du tidigare har styrt fakturorna till rätt cirkulationer till exempel via leverantören i Fivaldi rekommenderar vi att du tar bort sådana regler. Om fakturan redan är i cirkulation i Fivaldi när den konteras och läggs på nytt i cirkulation i FabricAI-portalen hamnar fakturan i fel. Kontrollera följande punkter i inställningarna för Fivaldis cirkulationsgrupp:
a. Välj inte alternativet som är markerat med röd cirkel på den här bilden:
b. Kontrollera att ingen cirkulationsgrupp har definierats bakom leverantören, det vill säga att inställningarna i detta avseende ser ut som på den här bilden:Ställ in/ändra processen till ”Alternativ med cirkulation”
a. Om kunden har varit i bakgrundsautomation i FabricAI kan du själv ändra processen i FabricAI-portalen via fliken Organisation och menyn Kunder.
Från och med nu föreslås inte längre kontering av fakturor till Fivaldi, utan fakturorna visas i FabricAI direkt när de anländer och kan därifrån behandlas till Fivaldi till cirkulation som konterade. OBS! Bli inte förvirrad av fakturor med status ”Konterad”, det är fakturor som tidigare har fått konteringsförslag till Fivaldi. Kom dessutom ihåg att behandla fakturor som tidigare har anlänt till Fivaldi normalt i Fivaldi.
b. Om kunden inte alls har haft FabricAI i bruk, se till att du väljer processen ”Alternativ med cirkulation” för kunden i anslutningsblanketten
Automatisera att cirkulationslistor kommer på fakturorna
Vi rekommenderar att du ställer in den vanligaste cirkulationen bakom kunden via fliken ”Organisation”
Dessutom rekommenderar vi att du använder funktionen ”Hjälp AI”, med vilken du kan styra cirkulationerna mer exakt t.ex. baserat på leverantör, fakturans belopp, dimension eller kombinationer av dessa. Läs mer om funktionen här.
Exempel på Fivaldis cirkulationsgrupper
Med den här inställningen godkänner kunden fakturan och flyttar den samtidigt till reskontran:
2. Kundens användare sakgranskar/godkänner fakturan, och på sista steget flyttar byråns användare fakturan till reskontran:
Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.