Oppdatert 1.2.2024.

Vi hos FabricAI har forsket i flere år på problemet med overskriften: hvordan man kan automatisere tillegget av beregningsobjekter (dimensjoner/kostnadssteder/oppfølgingsobjekter) til innkjøpsfakturaer så nøyaktig som mulig ved hjelp av kunstig intelligens. Forskningen har brukt millioner av innkjøpsfakturaer fra både Norge og Sverige, samt selvfølgelig Finland. Denne artikkelen oppsummerer de viktigste lærdommene og instruksjonene for å lykkes med emnet.

Som bakgrunnsinformasjon kan det først bemerkes at kunstig intelligens for øyeblikket kan brukes på et nøyaktig nivå i praksis for to tilfeller:

1. Når leverandøren er den avgjørende faktoren for beregningsobjektet
   1. F.eks. partnerkoder eller motpartsselskaper (leverandør = beregningsobjekt)
   2. F.eks. visse typer avdelinger (i praksis går alle leverandørens fakturaer alltid til det samme beregningsobjektet)
2. Når beregningsobjektets navn eller identifikator finnes på fakturaen
   1. F.eks. prosjekter, byggeplasser, kontrakter, kontorer osv.

Generelt sett består suksess i emnet hovedsakelig av følgende tre hovedområder

• Hvordan beregningsobjektene er navngitt i regnskapsprogrammet
  • Er beregningsobjektet navngitt så unikt og tydelig som mulig?
• Hva slags kvalitet innkjøpsfakturaene har
  • Er alle mulige fakturaer ehf-fakturaer?
• Hvordan beregningsobjektenes identifikatorer/navn vises på innkjøpsfakturaene
  • Har leverandørene blitt bedt om klare identifikatorer i fakturadataene?

Nedenfor går vi gjennom disse tre trinnene mer detaljert.

1. Navngiving av beregningsobjekter

Navngiving av beregningsobjekter i regnskapsprogrammet danner grunnlaget for hele automatiseringen av tillegget av beregningsobjekter. Logikken fungerer nemlig i nesten alle tilfeller slik at hvis beregningsobjektets navn som sådan eller en identifikator i navnet finnes på fakturaen eller linjen, vil kunstig intelligens legge til det aktuelle beregningsobjektet enten på alle linjer i fakturaen eller bare på en bestemt linje. 

Generelt sett er det viktig at beregningsobjektene er navngitt så unikt som mulig. Unikhet sikrer at kunstig intelligens ikke unødvendig legger til beregningsobjektet, med andre ord at prediksjonene blir så nøyaktige som mulig. Unikhet kan sikres ved at beregningsobjektets navn inneholder minst en femsifret kode, som enten består av bare tall eller en kombinasjon av bokstaver og tall. MERK! Det må være minst to tall. Denne koden kaller vi en identifikator.

• Gode beregningsobjektnavn fra kunstig intelligens perspektiv (identifikatorer i fet skrift)
  • 7P12K Business Finland
  • 7P12K
  • 273PK1 Tampere
  • Markedsføring 26749
  • 67359 Pyhäjärvenkatu 5
• Dårlige beregningsobjektnavn fra kunstig intelligens perspektiv (med mindre navnet som sådan finnes på fakturaen)
  • Business Finland
  • Pyhäjärvenkatu 5
• Dårlige beregningsobjektnavn fra kunstig intelligens perspektiv uansett (navnet som sådan er for generelt, selv om det finnes på fakturaene)
  • Tampere
  • Markedsføring

2. Krav om ehf-faktura

For at beregningsobjektets navn eller identifikator skal kunne finnes på innkjøpsfakturaen med god nøyaktighet, er det sterkt anbefalt at fakturaen er en ehf-faktura. Hvis dine lokale leverandører ennå ikke sender ehf-fakturaer, husk at bedriften har lovlig rett til å kreve kun ehf-fakturaer og dermed la papirfakturaer være ubetalt. Du kan lese mer om emnet for eksempel her: https://netvisor.fi/blog/verkkolaskulaki-oikeuttaa-ja-velvoittaa/ 

E-fakturaadresse.no er en praktisk tjeneste hvor du kan henvise leverandørene dine direkte til å se din e-fakturaadresse.

3. Krav om beregningsobjektets identifikator/navn på fakturaen

Til slutt må du bare sørge for at leverandøren virkelig legger til beregningsobjektets identifikator eller navn som sådanpå fakturaen. Ifølge vår erfaring er leverandører generelt svært samarbeidsvillige i disse sakene, selv om man kanskje skulle tro noe annet. Imidlertid er det kanskje enda viktigere å instruere og kreve at bestillere av varer/tjenester alltid gir disse beregningsobjektrelaterte opplysningene til leverandøren ved bestilling med klare instruksjoner.

Fra dette perspektivet kan fakturaer deles inn i to kategorier:

1. Fakturaen gjelder bare ett beregningsobjekt – da er det tilstrekkelig at identifikatoren/navnet er lagt til et sted på fakturaen
2. Fakturaen gjelder flere beregningsobjekter (f.eks. samlefaktura) – da er det kritisk at beregningsobjektets identifikator/navn legges til på hver fakturalinje (ikke som mellomoverskrifter, men på hver linje)

Hvis beregningsobjektene av en eller annen grunn ikke kan navngis i henhold til instruksjonene, og du bruker Procountor eller Fennoa, kan du også lese denne instruksjonen.
Les også her for mer detaljerte instruksjoner om hvordan ai-prediksjoner for beregningsobjekter kan aktiveres og hvordan kunstig intelligens ytelse kan støttes med manuelle regler om nødvendig.