Selvkjørende automatisering og fakturadatoer ved regnskapsårets slutt.

Hvis du ikke har flyttet fakturaenes fakturadato i FabricAI-portalen månedlig før regnskapsårets slutt og klienten din har Selvkjørende automatisering på, kan regnskapsårets slutt forårsake problemer i den automatiske behandlingen av fakturaer med Selvkjørende automatisering. Ifølge FabricAI er dette vanligst hos klienter som bruker Visma Fivaldi. Hvis du derimot ser måned for måned i FabricAI-portalen at fakturaene er på riktig måned, er det sannsynligvis ikke relevant for deg å lese denne artikkelen.

Selvkjørende automatisering behandler automatisk fakturaer

• som er gjentakende
• som tidligere ikke har krevd noen endringer i FabricAI
• hvor den totale summen er (som standard) under 2000€
• hvor den laveste AI-sikkerheten er minst 80%

Nå, hvis fakturaene som kom i løpet av regnskapsåret ikke har fått endret fakturadato eller blitt periodisert, men fakturaene som kommer etter regnskapsårets slutt skal flyttes til forrige regnskapsår, vet ikke Selvkjørende automatisering at det skal gjøres slik. Eksempel:

Klienten Eksempel AS mottar hver måned en telefonfaktura fra Elisa i begynnelsen av måneden, som alltid gjelder forrige måned. Normalt er fakturadatoen satt til fakturadatoen, men for fakturaen som kommer i januar for desember, bør fakturadatoen endres til forrige kalenderår. Hvis de andre kriteriene for Selvkjørende automatisering er oppfylt, vil den behandle fakturaen automatisk i regnskapet uten å endre fakturadatoen.

Hvordan kan jeg unngå eksempelsituasjonen med klienten min?

Heldigvis finnes det flere alternativer:

a) hvis problemet bare gjelder noen få leverandører, kan du midlertidig bruke Selvkjørende automatiserings forbudte leverandører – instruksjoner

b) du kan gi Selvkjørende automatisering en inaktivitetsperiode i innstillingene, hvor Selvkjørende automatisering er av og ikke behandler noen fakturaer automatisk. Du kan også angi at den samme innstillingen skal gjelde neste år. Vær oppmerksom på at denne datobegrensningen gjelder fakturaens ankomstdato, altså når fakturaen har kommet inn i regnskapsprogrammet.
(MERK! Hvis det er mange klienter, kan du spørre om hjelp fra FabricAI-utvikling på tuki@fabricai.fi for å gi disse innstillingene i massevis)

c) du kan selv sjekke fakturaene med statusen ”Automatisk bokført” i FabricAI for eksempel ved slutten av januar og korrigere fakturadatoene for nødvendige fakturaer i regnskapsprogrammet

Har du spørsmål? Vennligst kontakt oss på tuki@fabricai.fi.

Var dette svaret til hjelp? Ja Nei