Hvordan får jeg det i bruk?
Du kan aktivere selvkjørende automatisering selv i FabricAI-portalen ved å følge denne veiledningen. For å lette arbeidet ditt krever selvkjørende automatisering minst en måneds aktiv bruk i FabricAI-portalen. I løpet av denne tiden følger den med på arbeidet ditt og begynner å identifisere fakturaer som alltid gjentas på samme måte og ikke krever endringer. Ved å håndtere innkjøpsfakturaer lærer du samtidig selvkjørende automatisering som din egen assistent. Vi anbefaler å aktivere selvkjørende automatisering omtrent 1-2 måneder etter at FabricAI-portalen er tatt i bruk. Den kan også aktiveres umiddelbart når FabricAI-portalen blir tilgjengelig.
MERK! Fra 1.3.2024 vil selvkjørende automatisering automatisk aktiveres for nye kunder etter 8 ukers bruk.
Hvordan sikrer jeg at automasjonen fungerer?
Kvalitetskontrollen for selvkjørende automatisering består av tre deler, som er:
- Automasjonens tilfeldige utvalg
- Analytisk gjennomgang av balansen og resultatregnskapet
- Sikkerhetsgrenser
Tilfeldige utvalg
Omtrent 5% – 10% av fakturaene som er behandlet automatisk, tas med tilfeldig utvalg for regnskapsførerens kontroll. Fakturaene som er valgt med tilfeldig utvalg vises i FabricAI-portalen blant andre fakturaer. Dette sikrer kontinuerlig funksjon og nøyaktighet av praksisene.
Analytisk gjennomgang av balanse og resultatregnskap
Med effektiviseringen av selvkjørende automatisering og håndtering av innkjøpsfakturaer er det meningen å utnytte den analytiske gjennomgangen av balansen og resultatregnskapet for å få et helhetlig bilde i stedet for å håndtere individuelle fakturaer.
Informasjon om individuelle leverandører, f.eks. kontonummer, kan om ønskelig overvåkes med stikkprøver.
Om nødvendig kan du bruke FabricAI-portalen "Automatisk bokført"-status og se gjennom hvordan selvkjørende automatisering har behandlet fakturaene.
Sikkerhetsgrenser
Automatisk behandling av fakturaer krever at lignende fakturaer har blitt behandlet tidligere, og at det ikke er gjort endringer på dem, samt at følgende betingelser er oppfylt:
fakturaens totalsum er maksimalt 2 000€ og AI-sikkerheten er minst 80%
De ovennevnte sikkerhetsgrensene kan om nødvendig endres. Fakturaen sendes til regnskapsførerens kontroll alltid hvis de ovennevnte betingelsene ikke er oppfylt.
Når fungerer ikke selvkjørende automatisering?
Identifiserte scenarier der selvkjørende automatisering kan forårsake mer skade enn nytte:
Case 1 – FabricAI brukes ikke riktig
- Du gjør den regnskapsmessige behandlingen av innkjøpsfakturaer i regnskapsprogrammet i stedet for FabricAI (kunden bruker FabricAI)
- Du bokfører disse allerede behandlede fakturaene på nytt fra FabricAI-portalen uten noen endringer
I så fall antar selvkjørende automatisering at alt allerede var riktig, og kan automatisere fakturaer som trenger endringer. Derfor er det viktig at kunder med selvkjørende automatisering
- Bruker FabricAI-portalen nøye
- Hvis noen faktura/fakturaer må behandles fra regnskapsprogrammet, må de slettes fra FabricAI-portalen
Case 2 – betydelige prosessendringer
Hvis innkjøpsfakturaprosessen endres slik at
- bokføringspraksisene standardiseres/endres betydelig
- en prosessfase flyttes fra regnskapsprogrammet til FabricAI (f.eks. dimensjonering av fakturaer fra kunden til regnskapsføreren)
- en ny fase legges til prosessen (f.eks. dimensjonering eller innstilling av fakturaens bokføringsmåned månedlig)
er ikke selvkjørende automatisering klar over slike endringer uten tiltak. I disse tilfellene anbefaler vi å kontakte support@fabricai.fi, slik at vi kan nullstille opplæringsmaterialet for selvkjørende automatisering. Alternativt kan du selv sette selvkjørende automatisering av og/eller bruke selvkjørende automatiseringens forbudte leverandører.
Case 3 – bokføringsmåneder blir ikke sett i orden i FabricAI månedlig
Hvis kundens innkjøpsfakturaers bokføringsmåneder ikke blir sett aktivt hver måned for de månedene fakturaene gjelder, men dette bør gjøres i måneden etter regnskapsårets slutt, anbefaler vi å lese denne veiledningen.