Itseohjautuva automaatio

Itseohjautuva automaatio

FabricAI:n itseohjautuva automaatio toimii väsymättömänä työkaverinasi ostolaskujen käsittelyssä. Anna automaation hoitaa toistuvat, yksinkertaiset laskut ja voit itse keskittyä ison kuvan seuraamiseen sekä haasteellisempien tilanteiden selvittämiseen.

Miten Itseohjautuva automaatio toimii?

Itseohjautuva automaatio seuraa työskentelyäsi ja tunnistaa olennaiset laskut, jotka on syytä tarkistaa ihmisen toimesta sekä laskut, joihin olet aiemmin tehnyt muutoksia. Tämän jälkeen se ohjaa huomiota vaativat laskut sinulle ”Odottaa tiliöintiä” -tilaan ja käsittelee itse loput automaattisesti ”Tiliöity automaattisesti” -tilaan. Käytännössä siis Itseohjautuva automaatio käsittelee puolestasi laskut, joissa kaikki seuraavat ehdot täyttyvät samaan aikaan:

• lasku on toistuva
• laskuun ei ole edellisellä kerralla tehty FabricAI:ssa mitään muutoksia
• laskun loppusumma on alle 2000€
• tekoälyn varmuus on vähintään 80%

Miten saan sen käyttöön?

Voit käynnistää Itseohjautuvan automaation itse FabricAI-portaalissa toimimalla tämän ohjeen mukaisesti. Helpottaakseen työtäsi Itseohjautuva automaatio vaatii vähintään kuukauden aktiivista käyttöä FabricAI-portaalissa. Tänä aikana se seuraa sinun työskentelyäsi ja alkaa tunnistamaan laskuja, jotka toistuvat aina samanlaisina, eivätkä vaadi muutoksia. Käsittelemällä ostolaskuja opetat siis samalla Itseohjautuvasta automaatiosta omaa assistenttiasi. Suosittelemme Itseohjautuvaa automaatiota käynnistettäväksi noin 1-2 kuukauden kuluessa FabricAI-portaalin käyttöönotosta. Sen voi halutessaan käynnistää myös heti, kun FabricAI-portaali tulee käyttöön.

HUOM! 1.3.2024 alkaen lisätyillä asiakkailla Itseohjautuva automaatio käynnistyy automaattisesi 8 viikon käytön jälkeen.

Miten varmistan automaation toimivuuden?

Itseohjautuvan automaation laadunvalvonta koostuu kolmesta osasta, jotka ovat:

1. Automaation satunnaisotokset
2. Taseen ja tuloslaskelman analyyttinen tarkastelu
3. Varmuusrajat

Satunnaisotokset 

Noin 5% – 10% automaattisesti käsitellyistä laskuista otetaan satunnaisella otannalla kirjanpitäjän tarkistettavaksi. Satunnaisotoksella valitut laskut näytetään FabricAI-portaalissa muiden laskujen seassa. Tämän avulla varmistutaan käytäntöjen jatkuvasta toiminnasta ja paikkansapitävyydestä.

Tase-erittelyn ja tuloslaskelman analyyttinen tarkastelu

Itseohjautuvan automaation ja ostolaskujen käsittelyn tehostamisen myötä on tarkoitus hyödyntää tase-erittelyn ja tuloslaskelman analyyttistä tarkastelua kokonaiskuvan saamiseksi yksittäisten laskujen käsittelyn sijaan.

Yksittäisten toimittajien tietoja esim. tilinumero voidaan halutessa valvoa pistotarkastuksin.

Tarvittaessa voit hyödyntää FabricAI-portaalin ”Tiliöity automaattisesti” -tilaa ja katsoa vielä läpi, miten Itseohjautuva automaatio on käsitellyt laskut.

Varmuusrajat 

Laskujen automaattinen käsittely vaatii sen, että samanlaisia laskuja on käsitelty aikaisemmin, eikä niille ole tehty muutoksia ja seuraavat reunaehdot täyttyvät:

laskun loppusumma on maksimissaan 2 000€ ja tekoälyn varmuus on vähintään 80%

Edellä mainittuja varmuusrajoja on tarvittaessa mahdollisuus muokata. Lasku ohjataan kirjanpitäjän tarkistettavaksi aina, jos yllä mainitut ehdot eivät täyty.

Milloin Itseohjautuva automaatio ei toimi? 

Tunnistettuja skenaarioita, jossa Itseohjautuva automaatio voi aiheuttaa enemmän haittaa kuin hyötyä:

Case 1 – FabricAI:ta ei käytetä oikein

• Teet ostolaskujen kirjanpidollisen käsittelyn FabricAI:n sijaan kirjanpito-ohjelmassa (asiakkaalla käytössä FabricAI)
• Tiliöit nämä jo-käsitellyt laskut uudestaan FabricAI-portaalista ilman mitään muutoksia

Tällöin Itseohjautuva automaatio olettaa, että kaikki oli jo valmiiksi oikein, ja saattaa automatisoida laskuja, jotka kaipaisivat jotain muutoksia. Tämän takia on tärkeää, että Itseohjautuvan automaation asiakkailla

1. Käytetään säntillisesti FabricAI-portaalia
2. Mikäli joku lasku/laskut on käsiteltävä kirjanpito-ohjelmasta, tulee ne poistaa FabricAI-portaalista

Case 2 – merkittävät prosessimuutokset

Jos ostolaskuprosessi muuttuu siten, että

• tiliöintikäytäntöjä yhtenäistetään/muutetaan merkittävästi
• jokin prosessivaihe siirtyy tehtäväksi kirjanpito-ohjelmasta FabricAI:hin (esim. laskujen dimensiointi asiakkaalta kirjanpitäjälle)
• prosessiin lisätään jokin uusi vaihe (esim. dimensiointi tai laskun kirjauskuukauden asettaminen kuukausittain)

ei Itseohjautuva automaatio ole tietoinen tällaisista muutoksista ilman toimenpiteitä. Näissä tapauksissa suosittelemme olemaan yhteydessä osoitteeseen tuki@fabricai.fi, jolloin voimme nollata Itseohjautuvan automaation opetusmateriaalin. Vaihtoehtoisesti voit vain itse asettaa Itseohjautuvan automaation pois päältä ja/tai hyödyntää Itseohjautuvan automaation kiellettyjä toimittajia.

Case 3 – kirjauskuukausia ei katsota FabricAI:ssa kuntoon kuukausittain

Jos asiakkaan ostolaskujen kirjauskuukausia ei katsota joka kuukausi aktiivisesti niille kuukausille, joita laskut koskevat, mutta tätä pitäisi kuitenkin tehdä tilikauden päättymistä seuraavalla kuukaudella, suosittelemme lukemaan tämän ohjeistuksen.