Ennen kuin otat FabricAI-portaalin käyttöön Hausvisessa, täytyy seuraavat toimenpiteet tehdä:
1. Yhteyden avaus FabricAI:n ja Hausvisen välillä
Kun sopimus on allekirjoitettu, Hausvise avaa yhteyden, jotta kaikki isännöintitoimiston kohteet saadaan FabricAI:hin. Tämän jälkeen FabricAI kouluttaa kohteille tekoälymallit. Tähän kuluu yhteensä n. 8 arkipäivää. Tämä vaihe ei vaadi toimia käyttäjältä, vaan prosessi käynnistyy heti sopimuksen allekirjoituksen jälkeen.
2. Poista mahdolliset tiliöintiin liittyvät asetukset Hausvisesta
Jotta FabricAI:n käyttö sujuu niin kuin on tarkoitettu, on tärkeää, että Hausvisessa ei ole toimittajatiedoissa oletustilejä, eikä konserni-, toimisto-, kirjanpitäjä- tai kohdetasolla käsittelysääntöjä, jotka antavat ostolaskuille tiliöintejä. Voit tarkistaa nämä asetukset Hausvisessa kohdassa Ohjaustiedot > Toimittajat ja Ohjaustiedot > Käsittelysäännöt.
Mikäli tällaisia sääntöjä jää voimaan, ei laskuja voida käsitellä FabricAI-portaalista luotettavasti. Jos tarvitset apuja näiden poistamiseen massana, voit kysyä apua Hausviselta. Tämä vaihe suositellaan tehtävän käyttöönottokoulutusta edeltävänä päivänä.
HUOM! Mikäli sinulla on sellaisia käsittelysääntöjä Hausvisessa, jotka käsittelevät laskun jo ”kokonaan” eli ”no-lookisti” (suoraan isännöitsijälle), voit poistaa vain sellaiset käsittelysäännöt, jotka eivät tee näin. Toisin sanoen jätät sellaiset säännöt voimaan, jotka käsittelevät laskut jo kokonaan. Tällöin voit käsitellä FabricAI-portaalissa vain käsittelysäännöttömät laskut.
3. Lisää tarvittaessa rivien yhdistelysäännöt Hausviseen ja FabricAI:hin
FabricAI:n käyttö sujuu parhaiten, jos rivejä ei yhdistellä. Jos kuitenkin rivejä on pakko yhdistellä, täytyy myös FabricAI-portaalissa määritellä ne toimittajat, joiden laskurivit yhdistellään. Tästä vaiheesta erillinen ohje täällä. Tämäkin vaihe suositellaan tehtävän käyttöönottokoulutusta edeltävänä päivänä.
4. Kohteiden nostaminen FabricAI-portaaliin
FabricAI-portaalissa voidaan tällä hetkellä käsitellä sellaisia kohteita, jotka
- ei tarvitse asettaa kustannuspaikkoja
- ei tarvitse asettaa ostolaskujen kiertoa laskun saapumisen hetkellä (kiertolista on joko aina sama tai vaihtelevat kiertolistat on saatu automatisoitua Hausvisessa)
Jos kohde ei täytä mainittuja kriteerejä, suosittelemme toistaiseksi kohteen jättämistä oletuksena valintana olevaan tausta-automaatioon. Valtaosa kohteista tulisi kuitenkin pystyä käsittelemään FabricAI-portaalissa.
Suosittelemme kohteiden nostamista FabricAI-portaaliin samanaikaisesti vaiheiden 2 ja 3 kanssa, jotta laskuja pääsee käsittelemään heti käyttöönottokoulutuksen jälkeen FabricAI-portaalissa.
Nosta kohteet FabricAI-portaaliin noudattamalla seuraavia vaiheita:
4.1 Mene FabricAI-portaalissa Organisaatio-välilehdelle ja valitse Asiakkaat-valikko.
4.2 Voit valita massamuokattavaksi kaikki asiakkaat, joita ei tarvitse sulkea edellämainituista syistä FabricAI-portaalin ulkopuolelle.
4.3 Lisää asiakkaat tiimiin ja valitse ”Vaihtoehtoinen” prosessi.