Kierron automatisoinnin valmistelu Procountorissa

Jos haluat lähettää laskut kiertoon Procountorissa FabricAI:n kautta, eli hyödyntää ”Vaihtoehtoinen kierrolla” -prosessia (lue lisää prosesseista), on tässä ohjeessa mainitut toimenpiteet tehtävä ensin. Voit valita ”Vaihtoehtoinen kierrolla” -prosessin kun kytket uuden Procountor-asiakkaan FabricAI-portaalissa, tai jos asiakas on jo kytketty toisella prosessilla, vaihtaa prosessin tämän ohjeen mukaisesti.

1. Asiatarkastajalistojen luominen

FabricAI-portaalista ei voida valita (eikä automatisoida) laskun ohjaamista yksittäiselle henkilölle/henkilöille eikä oletuskiertoon, vaan asiatarkastajalistalle. Siksi olisi tärkeää luoda tällaiset listat ja nimetä ne mahdollisimman selkeästi. Nimestä olisi hyvä käydä ilmi myös mahdollinen yhteys esimerkiksi tiettyyn kustannuspaikkaan. HUOM! FabricAI:ta käyttävän kirjanpitäjän/reskontranhoitajan ei välttämättä kannata olla enää näissä mukana, sillä silloin häneltä vaaditaan toimenpiteitä vielä Procountorissa. Lisäksi voit tietysti luoda myös sellaisen asiatarkastajalistan, jossa on vain yksi henkilö.

1. Avaa ”Hyväksymiskierron hallinta”
2. Avaa vasemmasta yläkulmasta ”Asiatarkastajalistat”
3. Luo kaikkia mahdollisia kierron kombinaatioita varten tarvittavat asiatarkastajalistat

Huom! Jotta FabricAI-prosessi toimisi oikein, olisi tärkeää, että Procountorissa ei olisi luotuna eri nimillä muuten identtisiä asiatarkastajalistoja. Tämä siksi, että FabricAI tunnistaa kierrot henkilöiden perusteella.

2. Oletuskierron määrittäminen (HUOM! Tämä kannattaa tehdä vasta aikaisintaan käyttöönottopäivänä, koska voi sekoittaa mahdollisesti nykyistä kiertoa)

Jotta prosessi toimii optimaalisesti, täytyy FabricAI:ta käyttävän kirjanpitäjän/reskontranhoitajan olla ensimmäisenä kaikkien laskujen kierrossa. Tämä on järkevää siitä syystä, että laskut halutaan usein pitää ensin jumissa FabricAI-portaalissa (ja Procountorissa) ennen kuin ne lähetetään eteenpäin. Lisäksi vastaan voi tulla tilanne, jossa lasku pitää käsitellä FabricAI:n sijaan Procountorissa. Asetukset saattavat usein olla jo valmiiksi tämän osalta kunnossa, mikäli sama henkilö on ohjannut laskut aikaisemmin Procountorissa oikeisiin asiatarkastajalistoihin. Huom! Voit myös jättää oletuskierron tyhjäksi, jos koet, että niin on parempi.

3. Aiempien automaatioiden poistaminen (tarvittaessa)

Jos olet aiemmin ohjannut laskut oikeisiin listoihin esimerkiksi toimittajan takaa Procountorista, voi olla järkevämpää poistaa tällaiset säännöt. Tämä siitä syystä, että FabricAI-portaalissa olisi tarkoituksena tehdä laskujen käsittelyä laajemminkin kuin kierron osalta (tiliöinti yms.), joten nyt jos osa laskuista lähteekin suoraan kiertoon, niin tämä saattaa sekoittaa optimaalista prosessia.

4. Käytä "Auta tekoälyä" -ominaisuutta kiertojen automaattiseen määrittämiseen

Jos haluat, että kiertolistojen tunnistaminen on automaattista ja FabricAI antaa nämä valmiiksi ostolaskuille, hyödynnä tähän “Auta tekoälyä” -ominaisuutta FabricAI-portaalissa. Lue lisää ominaisuudesta täältä.

Huom! Jos Procountorissa on vain yksi asiatarkastajalista, laskut menevät automaattisesti siihen kiertoon - tähän ei tarvita mitään erillisiä määrityksiä.

5. Muuta huomioitavaa

Jos tilitoimisto on aiemmin klikannut Procountorissa painiketta “Asiatarkasta”, toimimalla edellä mainittujen ohjeiden mukaisesti tätä ei enää voi teknisesti tehdä. Laskun tarkastaminen kuitenkin pysyy ihan normaalisti tilitoimistolla FabricAI-portaalissa. Ainoa käytännön muutos laskun asiatarkastajan tai hyväksyjän näkökulmasta on, että laskulle ei tule leimaa “asiatarkastatettu”, vaan laskut siirtyvät Procountorissa asiatarkastajalistan FabricAI:sta saatuaan joko tilaan “Kesken” tai “Odottaa asiatarkastusta”.Jos laskulla on sekä asiatarkastaja että hyväksyjä, tilaksi tulee "Kesken" ja jos vain hyväksyjä, tilaksi tulee "Odottaa asiatarkastusta".
Mikäli laskun asiatarkastaja/hyväksyjä on aiemmin tottunut vastaanottamaan laskut “Vastaanotettu”- tai “Odottaa hyväksyntää” -tilassa, tämä muuttuu edellä mainitusti. Mitään käytännön merkitystä tällä ei kuitenkaan ole, sillä tilitoimisto edelleen tarkastaa laskut FabricAI-portaalissa.