Kierron automatisoinnin valmistelu Procountorissa
Jos haluat lähettää laskut kiertoon Netvisorissa FabricAI:n kautta, eli hyödyntää ”Vaihtoehtoinen kierrolla” -prosessia (lue lisää prosesseista), on tässä ohjeessa mainitut toimenpiteet tehtävä ensin. Voit valita ”Vaihtoehtoinen kierrolla” -prosessin kun kytket uuden Netvisor-asiakkaan FabricAI-portaalissa, tai jos asiakas on jo kytketty toisella prosessilla, pyytää asiakastukea vaihtamaan prosessin (tuki@fabricai.fi).
1. Oletuskierron määrittäminen (HUOM! Tämä kannattaa tehdä vasta aikaisintaan käyttöönottopäivänä, koska voi sekoittaa mahdollisesti nykyistä kiertoa)
Jotta prosessi toimii optimaalisesti, täytyy FabricAI:ta käyttävän kirjanpitäjän/reskontranhoitajan olla ensimmäisenä kaikkien laskujen kierrossa. Tilanne saattaa usein olla jo valmiiksi tämän osalta kunnossa, mikäli sama henkilö on ohjannut laskut aikaisemmin Procountorissa oikeisiin kiertoryhmiin.
2. Asiatarkastajalistojen luominen
FabricAI-portaalista ei voida valita (eikä automatisoida) laskun ohjaamista yksittäiselle henkilölle/henkilöille eikä oletuskiertoon, vaan asiatarkastajalistalle. Siksi olisi tärkeää luoda tällaiset listat ja nimetä ne mahdollisimman selkeästi. Nimestä olisi hyvä käydä ilmi myös mahdollinen yhteys esimerkiksi tiettyyn kustannuspaikkaan. HUOM! FabricAI:ta käyttävän kirjanpitäjän/reskontranhoitajan ei välttämättä kannata olla enää näissä mukana, sillä silloin häneltä vaaditaan toimenpiteitä vielä Procountorissa. Lisäksi voit tietysti luoda myös sellaisen asiatarkastajalistan, jossa on vain yksi henkilö.
Huom! Jos Procountorissa on vain yksi asiatarkastajalista, laskut menevät automaattisesti siihen kiertoon.
- Avaa ”Hyväksymiskierron hallinta”
- Avaa vasemmasta yläkulmasta ”Asiatarkastajalistat”
- Luo kaikkia mahdollisia kierron kombinaatioita varten tarvittavat asiatarkastajalistat
3. Aiempien automaatioiden poistaminen (tarvittaessa)
Jos olet aiemmin ohjannut laskut oikeisiin listoihin esimerkiksi toimittajan takaa Procountorista, voi olla järkevämpää poistaa tällaiset säännöt. Tämä siitä syystä, että FabricAI-portaalissa olisi tarkoituksena tehdä laskujen käsittelyä laajemminkin kuin kierron osalta (tiliöinti yms.), joten nyt jos osa laskuista lähteekin suoraan kiertoon, niin tämä saattaa sekoittaa optimaalista prosessia.
4. Kuittaa FabricAI-tukeen, että haluat asettaa kiertolistoja FabricAI:sta
Viimeisenä, ota yhteyttä osoitteeseen tuki@fabricai.fi ja kerro, että haluat asettaa kiertolistoja FabricAI:sta tietylle asiakkaalle. Jos haluat, että kiertolistojen tunnistaminen on automaattista ja FabricAI antaa nämä valmiiksi ostolaskuille, kerro lisäksi milloin haluat minkäkin listan päätyvän millekin ostolaskulle