Jos haluat lähettää laskut kiertoon Netvisorissa FabricAI:n kautta, eli hyödyntää ”Vaihtoehtoinen kierrolla” -prosessia (lue lisää prosesseista täältä), on tässä ohjeessa mainitut toimenpiteet tehtävä ensin. Voit valita ”Vaihtoehtoinen kierrolla” -prosessin kun kytket uuden Netvisor-asiakkaan FabricAI-portaalissa, tai jos asiakas on jo kytketty toisella prosessilla, vaihtaa prosessin tämän ohjeen mukaisesti.
1. Varmista rajapintatunnuksen ja -resurssien riittävät oikeudet
Tämä kohta on turha, mikäli kyseessä on asiakas, jolle FabricAI on kytketty 16.8.2023 jälkeen. Mikäli asiakkaasi on lisätty FabricAI:hin ennen tätä, tulee varmistaa, että
- FabricAI:n rajapintatunnuksen tehneellä käyttäjällä on oikeus asettaa ostolaskun hyväksyntäkierto
- Tarkista ja muokkaa tarvittaessa valitsemalla yritysvalikosta “Myynti- ja ostoreskontrien oikeudet”
- FabricAI-integraatiolle on sallittu alla olevan kuvan rajapintaresurssit
- Muokkaa painamalla yritysvalikosta “Rajapintaresurssien oikeudet” -> ”Räätälöityjen integraatioiden käyttöoikeudet”
2. Varmista, että laskut tulevat ensimmäisenä Netvisorissa FabricAI-käyttäjälle
Jotta prosessi toimii optimaalisesti, täytyy varmistaa, että FabricAI:ta käyttävä kirjanpitäjän/reskontranhoitaja pääsee laskuihin käsiksi aina ensimmäisenä (ennen muita) Netvisorissa. Tilanne saattaa usein olla jo valmiiksi tämän osalta kunnossa, mikäli sama henkilö on ohjannut laskut aikaisemmin Netvisorissa oikeisiin kiertolistoihin.
3. Kiertolistojen luominen tai muokkaaminen (tarvittaessa)
FabricAI-portaalista ei voida valita, eikä täten automatisoida laskun ohjaamista yksittäiselle henkilölle/henkilöille, vaan Netvisoriin perustetulle kiertolistalle/-listoille. Siksi olisi tärkeää luoda tällaiset listat ja nimetä ne mahdollisimman selkeästi. Nimestä olisi hyvä käydä ilmi myös mahdollinen yhteys esimerkiksi tiettyyn kustannuspaikkaan. HUOM! FabricAI:ta käyttävän kirjanpitäjän/reskontranhoitajan ei suositella olevan enää näissä listoissa mukana, sillä silloin häneltä vaaditaan toimenpiteitä vielä Netvisorissa. Lisäksi voit tietysti luoda myös sellaisen kiertolistan, jossa on vain yksi henkilö.
Huom! Jos Netvisorissa on vain yksi kiertolista, laskut menevät automaattisesti siihen kiertoon.
Katso kiertolistat kuntoon seuraavasti:
- Avaa Netvisorissa ”Ostot” ja ”Ostolaskujen kiertolistat”
- Luo kaikkia mahdollisia kierron kombinaatioita varten tarvittavat kiertolistat
4. Kuittaa FabricAI-tukeen, että haluat asettaa kiertolistoja FabricAI:sta
Viimeisenä, ota yhteyttä osoitteeseen tuki@fabricai.fi ja kerro, että haluat asettaa kiertolistoja FabricAI:sta tietylle asiakkaalle. Jos haluat, että kiertolistojen tunnistaminen on automaattista ja FabricAI antaa nämä valmiiksi ostolaskuille, kerro lisäksi milloin haluat minkäkin listan päätyvän millekin ostolaskulle. Jos Netvisorissa on vain yksi kiertolista, FabricAI ohjaa laskut sille automaattisesti eli tällöin yhteydenottoa ei tarvita.