Vaihtoehtoinen kierrolla -prosessi Fivaldi-asiakkaalla

Jos haluat hyödyntää Fivaldi-asiakkaallasi FabricAI-prosessia “Vaihtoehtoinen kierrolla”, on hyvä huomioida seuraavat asiat.

Asiakas on ollut aiemmin FabricAI-portaalissa prosessissa “Standardi”

1. Säädöt kierrätysryhmiin
   “Vaihtoehtoinen kierrolla” -prosessin ajatus on, että kirjanpitäjä/reskontranhoitaja käsittelee laskut FabricAI:sta niiltä osin kuin pystyy, samalla laittaa laskun oikeaan kiertoon ja asiakas hyväksyessään laskua siirtää laskun reskontraan. Standardiprosessissa on ollut tärkeää, että FabricAI-käyttäjä on kierrätysryhmän viimeisellä askeleella, mutta tässä prosessissa on taas tärkeää, että FabricAI-käyttäjä ei ole kierrätysryhmien askeleilla. FabricAI-portaali korvaa Fivaldin “Syötössä”-vaiheen, josta lasku lähtetään FabricAI-käsittelyn jälkeen kiertoon ja reskontraan asti ilman tilitoimiston käyttäjää. Ei ole teknistä haittaa siitä, että FabricAI-käyttäjä jätetään kierrätysryhmään myös viimeiselle askeleelle, mutta se tarkoittaa sitä, että laskulla on käytävä kaksi kertaa, eikä se ole optimaalista.
2. Aiempien kierrätysautomaatioiden poistaminen (tarvittaessa)
   Jos olet aiemmin ohjannut laskut oikeisiin kiertoihin esimerkiksi toimittajan takaa Fivaldissa, voi olla järkevämpää poistaa tällaiset säännöt. Tämä siitä syystä, että FabricAI-portaalissa olisi tarkoituksena tehdä laskujen käsittelyä laajemminkin kuin kierron osalta (tiliöinti yms.), joten nyt jos osa laskuista lähteekin suoraan kiertoon, niin tämä todennäköisesti sekoittaa optimaalista prosessia.
3. Tiliöi asiakkaan laskut “puhtaaksi” FabricAI-portaalista
4. Vaihda prosessiksi “Vaihtoehtoinen kierrolla”
   Voit vaihtaa prosessin itse FabricAI-portaalin “Organisaatio-välilehdeltä”
   Tästä eteenpäin laskuja ei enää tiliöintiehdoteta Fivaldiin, vaan laskut nousevat heti saavuttuaan FabricAI:hin ja ne voi sieltä käsitellä Fivaldiin kiertoon tiliöitynä
5. Kun laskuja alkaa nousta uuden prosessin mukaisesti FabricAI-portaaliin, saattaa joukossa olla laskuja, jotka on jo lähetetty kiertoon aiemmin. Suosittelemme poistamaan nämä laskut FabricAI:sta ja siirtämään ne itse hyväksynnän jälkeen reskontraan Fivaldissa

Asiakkaalla ei ole ollut FabricAI-portaalia aiemmin käytössä

1. Säädöt kierrätysryhmiin
   Vaihtoehtoinen kierrolla” -prosessin ajatus on, että kirjanpitäjä/reskontranhoitaja käsittelee laskut FabricAI:sta niiltä osin kun pystyy, samalla laittaa laskun oikeaan kiertoon ja asiakas hyväksyessään laskua siirtää laskun reskontraan. Standardiprosessissa on ollut tärkeää, että FabricAI-käyttäjä on kierrätysryhmän viimeisellä askeleella, mutta tässä prosessissa on taas tärkeää, että FabricAI-käyttäjä siirretään/lisätään kierrätysryhmien/oletuskierrätysryhmän ensimmäiselle askeleelle, jotta laskun käsittely on mahdollista tarvittaessa myös Fivaldissa. Ei ole teknistä haittaa siitä, että FabricAI-käyttäjä jätetään kierrätysryhmään myös viimeiselle askeleelle, mutta se tarkoittaa sitä, että laskulla on käytävä kaksi kertaa, eikä se ole optimaalista.
2. Aiempien kierrätysautomaatioiden poistaminen (tarvittaessa)
   Jos olet aiemmin ohjannut laskut oikeisiin kiertoihin esimerkiksi toimittajan takaa Fivaldissa, voi olla järkevämpää poistaa tällaiset säännöt. Tämä siitä syystä, että FabricAI-portaalissa olisi tarkoituksena tehdä laskujen käsittelyä laajemminkin kuin kierron osalta (tiliöinti yms.), joten nyt jos osa laskuista lähteekin suoraan kiertoon, niin tämä todennäköisesti sekoittaa optimaalista prosessia.
3. Aseta/vaihda prosessiksi “Vaihtoehtoinen kierrolla”
   a. Jos asiakas on ollut FabricAI:ssa tausta-automaatiossa, voit vaihtaa prosessin itse FabricAI-portaalin “Organisaatio-välilehdeltä”
   Tästä eteenpäin laskuja ei enää tiliöintiehdoteta Fivaldiin, vaan laskut nousevat heti saavuttuaan FabricAI:hin ja ne voi sieltä käsitellä Fivaldiin kiertoon tiliöitynä. HUOM! Älä hämmenny “Tiliöity”-tilassa olevista laskuista, ne ovat aiemmin Fivaldiin tiliöintiehdotettuja laskuja. Lisäksi muistathan käsitellä aiemmin Fivaldiin saapuneet laskut normaalisti Fivaldissa.
   b. Jos asiakkaalla ei ole ollut ollenkaan käytössä FabricAI, huolehdi, että valitset asiakkaan prosessiksi kytkentälomakkeessa “Vaihtoehtoinen kierrolla”
4. Automatisoi kiertolistojen tuleminen laskuille
   Suosittelemme asettamaan yleisimmän kierron “Organisaatio”-välilehdeltä asiakkaan taakse
   Tämän lisäksi suosittelemme käyttämään “Auta tekoälyä” -ominaisuutta, jolla voi ohjata tarkemmin kiertoja esim. toimittajaan, laskun summaan, dimensioon tai näiden kombinaatioihin perustuen. Lue lisää ominaisuudesta täältä.

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei