Vi på FabricAI har undersökt problemet med rubriken i flera år: hur man kan automatisera tillägget av dimensioner till inköpsfakturor så exakt som möjligt med hjälp av AI. Miljontals inköpsfakturor från både Norge och Sverige samt naturligtvis Finland har använts i forskningen. I denna artikel har vi sammanfattat de viktigaste lärdomarna och riktlinjerna för att lyckas med ämnet.

Som bakgrundsinformation kan det först konstateras att AI för närvarande kan användas på en exakt nivå i praktiken för två fall:

1. Baserat på leverantör
   1. T.ex. partnerföretagskoder eller motföretag (leverantör = dimension)
   2. T.ex. vissa typer av avdelningar (i praktiken bokförs alla fakturor från leverantören alltid på samma dimension)
2. När dimensionen styrs av objektets namn eller ID på fakturan
   1. T.ex. projekt, arbetsplatser, entreprenader, kontor etc.

Framgång inom detta område består i huvudsak av följande tre delar:

• Hur har dimensionerna namngivits i bokföringsprogrammet
  • Är dimensionen namngiven så unikt och tydligt som möjligt?
• Vilken kvalitet håller leverantörsfakturamaterialet
  • Är alla möjliga fakturor e-fakturor?
• Hur visas dimensionernas identifierare/namn på leverantörsfakturorna
  • Har leverantörerna krävts på tydliga identifierare i fakturamaterialet?

Nedan går vi igenom dessa tre steg mer detaljerat.

1. Namngivning av dimensioner

Namngivningen av dimensioner i bokföringsprogrammet skapar grunden för hela automatiseringen av att lägga till dimensioner. I nästan alla fall fungerar logiken nämligen så, att om dimensionens namn som sådant eller en identifierare i namnet hittas på fakturan eller raden, lägger AI:n till den aktuella dimensionen antingen på fakturans alla rader eller enbart på en specifik rad.

Generellt sett är det viktigt att dimensionerna är namngivna så unikt som möjligt. Unika namn säkerställer att AI:n inte lägger till en dimension i onödan, vilket i sin tur innebär att prognoserna blir så exakta som möjligt. Unikhet kan säkerställas genom att dimensionens namn innehåller en kod på minst fem tecken, bestående av antingen enbart siffror eller en kombination av bokstäver och siffror. OBS! Det måste finnas minst två siffror. Denna kod kallar vi för en identifierare.

• Bra namn på beräkningsmål ur AI:s perspektiv (identifierare i fetstil)
  • 7P12K Business Finland
  • 7P12K
  • 273PK1 Tammerfors
  • Marknadsföring 26749
  • 67359 Pyhäjärvenkatu 5
• Dåliga namn på beräkningsmål ur AI:s perspektiv (om inte namnet exakt finns på fakturan)
  • Business Finland
  • Pyhäjärvenkatu 5
• Exempel på dåliga namn på dimensioner ur AI:ns perspektiv (namnet som sådantär för allmänt, även om det skulle förekomma på fakturorna):
  • Tammerfors
  • Marknadsföring

2. Krav på e-faktura

För att dimensionens namn eller den identifierare som finns i namnet ska kunna hittas på leverantörsfakturan med hög precision, rekommenderas det starkt att fakturan är en e-faktura. Om dina inhemska leverantörer inte ännu skickar e-fakturor, kom ihåg att ett företag har lagstadgad rätt att kräva enbart e-fakturor och därmed låta bli att betala pappersfakturor. Du kan läsa mer om ämnet här (på finska): https://netvisor.fi/blog/verkkolaskulaki-oikeuttaa-ja-velvoittaa/ (på finska).

Verkkolaskuosoite.fi är en praktisk tjänst där du kan styra dina leverantörer att direkt kontrollera din e-fakturaadress.

3. Krav på dimensionens identifierare/namn på fakturan

Slutligen måste man bara se till att leverantören faktiskt lägger till dimensionens identifierare eller namn som sådant på fakturan. Enligt vår erfarenhet är leverantörer i allmänhet mycket samarbetsvilliga i dessa frågor, även om man kan tro motsatsen. Det är dock kanske ännu viktigare att instruera och kräva att de som beställer varan eller tjänsten alltid uppger dessa uppgifter som hänvisar till dimensionerna för leverantören vid beställningstillfället, med tydliga instruktioner.

Ur detta perspektiv kan fakturor delas in i två kategorier:

1. Fakturan gäller endast en dimension – då räcker det att identifieraren/namnet har lagts till någonstans på fakturan
2. Fakturan gäller flera dimensioner (t.ex. samlingsfaktura) – då är det kritiskt att dimensions identifierare/namn läggs till på varje fakturarad (inte som mellanrubriker, utan på varje rad)

Om dimensionerna av någon anledning inte kan namnges enligt instruktionerna och du använder Procountor eller Fennoa, kan du även läsa denna instruktion.
Läs också här för mer detaljerade instruktioner om hur AI-prognoser för dimensioner kan aktiveras och här hur AI:s prestanda kan stödjas vid behov med Hjälp AI-funktionen.