FabricAI-processer

När det gäller att implementera FabricAI är kanske den viktigaste aspekten att bestämma vilken process fakturorna ska hanteras med. Det handlar främst om när fakturan dyker upp i FabricAI-portalen för bokföraren eller reskontraspecialisten att hantera. Det är dock också viktigt att beakta vem som gör vad i processen och i vilken ordning. Denna artikel går igenom processalternativen i FabricAI-portalen för att hantera fakturor. Artikeln är skriven med den grundläggande tanken att kund = granskare/godkännare av inköpsfakturan och bokförare = den som hanterar inköpsfakturan bokföringsmässigt.

Vi på FabricAI skulle vilja stödja alla dessa processer i varje bokföringsprogram, men tyvärr är det ännu inte möjligt eftersom bokföringsprogrammens gränssnitt (API) inte alltid stöder kraven för vissa processer på ett optimalt sätt.

1. Standardprocess (Fennoa, Fivaldi, Procountor, Netvisor)

Standardprocessen är det absolut populäraste och mest okomplicerade sättet att hantera leverantörsfakturor i FabricAI, och enligt vår erfarenhet passar processen för den överväldigande majoriteten av bokföringsbyråernas kunder. I praktiken hanteras fakturorna i bokföringen från FabricAI-portalen efter kundens godkännande.

Standardprocessen passar särskilt i situationer där

• Kundens och bokförarens roll är delvis uppdelad: kunden gör en del och bokföraren en del (kunden ger t.ex. kommentarer/ytterligare information till fakturorna eller bokför/dimensionerar en del av fakturorna)
• Fakturorna alltid cirkulerar genom en cirkulationsgrupp (den som hanterar inköpsfakturan bokföringsmässigt behöver inte styra fakturorna till olika cirkulationsgrupper)
• Man vill klargöra stegen och ansvaret i inköpsfakturaprocessen samt undvika dubbelarbete

2. Alternativ process (Procountor, Netvisor)

Alternativ process fungerar för närvarande endast i Procountor och Netvisor. I den alternativa processen kan fakturorna hanteras från FabricAI-portalen till bokföringen praktiskt taget när som helst, eftersom den alternativa processen inte på något sätt beror på fakturornas cirkulation. Den alternativa processen förutsätter att kunden inte själv bokför fakturorna alls, utan bokföraren ansvarar för bokföringen. Således, även om kunden ändrar bokföringen i bokföringsprogrammet, uppdateras detta inte i FabricAI-portalen. Andra ändringar, såsom fakturornas kommentarer och dimensioner, lyfts dock upp i FabricAI-portalen.

Alternativ process passar särskilt i situationer där

• Kunden inte tar ställning till bokföringen eller lägger till kommentarer, kunden kan dock dimensionera fakturorna helt själv
• Fakturorna alltid cirkulerar genom en cirkulationsgrupp eller cirkulationen är automatiserad i bokföringsprogrammet praktiskt taget hundra procent (= den som hanterar inköpsfakturan bokföringsmässigt behöver inte styra fakturorna till olika cirkulationsgrupper)
• Kunden inte aktivt godkänner fakturor eller fakturorna inte kan ha en godkännare – fakturorna vill hanteras redan före godkännande

3. Alternativ process med cirkulation (Procountor, Netvisor)

Alternativ process med cirkulation är för närvarande möjlig med Procountor och Netvisor. Processen fungerar så att fakturorna från FabricAI skickas till cirkulationslistor (eller -listan) eller på Procountors språk granskningslistor. För att kunna utnyttja processen måste man se till att denna instruktion har utförts för Procountor-kunden och denna instruktion har utförts för Netvisor-kunden.

Alternativ process med cirkulation passar särskilt i situationer där

• Kunden har flera olika cirkulationsgrupper, där styrningen inte har kunnat automatiseras mer än maximalt delvis
• Det har avtalats med kunden att fakturan måste ha en bokförarens granskade bokföring före granskning och/eller godkännande
• Bokförarens uppgift är att skicka fakturorna i cirkulation – då kan fakturan styras från FabricAI till rätt cirkulation

Obs! Om fakturorna av någon anledning inte kan hanteras i FabricAI-portalen, är det möjligt att utnyttja bakgrundsautomation.