Förbereda automatisering av cirkulation i Procountor

Om du vill skicka fakturor för cirkulation i Procountor via FabricAI, det vill säga använda ”Alternativ med cirkulation”-processen (läs mer om processer), måste de åtgärder som nämns i denna instruktion först utföras. Du kan välja ”Alternativ med cirkulation”-processen när du ansluter en ny Procountor-kund i FabricAI-portalen, eller om kunden redan är ansluten med en annan process, ändra processen enligt denna instruktion.

1. Skapa granskingslistor

I FabricAI-portalen kan man inte välja (eller automatisera) att styra en faktura till en enskild person/personer eller till standardcirkulation, utan till en granskingslista. Därför är det viktigt att skapa sådana listor och namnge dem så tydligt som möjligt. Det är bra om namnet också visar en eventuell koppling till en viss kostnadsplats. OBS! Det är inte nödvändigt att bokföraren/reskontraskötaren som använder FabricAI är med i dessa, eftersom det då krävs åtgärder från dem även i Procountor. Du kan naturligtvis också skapa en granskingslista med bara en person.

1. Öppna ”Inställningar för godkännandecirkulation”
2. Öppna ”Listor över sakgranskare” från det övre vänstra hörnet
3. Skapa de granskingslistor som behövs för alla möjliga kombinationer av cirkulation

Obs! För att FabricAI-processen ska fungera korrekt är det viktigt att det inte finns granskingslistor med olika namn men identiska innehåll i Procountor. Detta eftersom FabricAI identifierar cirkulationer baserat på personer.

2. Ställ in standardcirkulation (OBS! Detta bör göras tidigast på dagen för implementering, eftersom det kan störa den nuvarande cirkulationen)

För att processen ska fungera optimalt måste bokföraren/reskontraskötaren som använder FabricAI vara den första i cirkulationen för alla fakturor. Detta är förnuftigt eftersom fakturorna ofta först vill hållas kvar i FabricAI-portalen (och Procountor) innan de skickas vidare. Dessutom kan det uppstå situationer där fakturan måste hanteras i Procountor istället för FabricAI. Inställningarna är ofta redan korrekt konfigurerade för detta om samma person tidigare har styrt fakturorna till rätt granskingslistor i Procountor. Obs! Du kan också lämna standardcirkulationen tom om du tycker att det är bättre.

3. Ta bort tidigare automationer (vid behov)

Om du tidigare har styrt fakturor till rätt listor, till exempel från leverantören i Procountor, kan det vara mer förnuftigt att ta bort sådana regler. Detta eftersom det är tänkt att fakturahanteringen i FabricAI-portalen ska göras mer omfattande än bara cirkulation (kontering etc.), så om vissa fakturor skickas direkt till cirkulation kan detta störa den optimala processen.

4. Använd "Hjälp AI" för att automatiskt bestämma cirkulationer

Om du vill att identifieringen av cirkulationslistor ska vara automatisk och FabricAI ger dessa färdiga för inköpsfakturor, använd ”Hjälp AI”-funktionen i FabricAI-portalen. Läs mer om funktionen här.

Obs! Om det bara finns en granskingslista i Procountor går fakturorna automatiskt till den cirkulationen - inga separata inställningar behövs för detta.

5. Övrigt att beakta

Om redovisningsbyrån tidigare har klickat på knappen “Granska” i Procountor, kan detta tekniskt sett inte längre göras enligt ovanstående instruktioner. Fakturagranskningen förblir dock helt normalt hos redovisningsbyrån i FabricAI-portalen. Den enda praktiska förändringen ur fakturagranskarens eller godkännarens perspektiv är att fakturan inte får stämpeln “granskad”, utan fakturorna flyttas i Procountor till granskingslistan efter att ha fått den från FabricAI, antingen till status “Pågående” eller “Väntar på granskning”. Om fakturan har både en granskare och en godkännare blir statusen "Pågående" och om bara en godkännare blir statusen "Väntar på granskning".
Om fakturagranskaren/godkännaren tidigare har varit van vid att ta emot fakturor i statusen “Mottagen” eller “Väntar på godkännande”, ändras detta enligt ovan. Detta har dock ingen praktisk betydelse eftersom redovisningsbyrån fortfarande granskar fakturorna i FabricAI-portalen.