Åtgärder för användning av FabricAI för Hausvise-kunder

Innan du tar i bruk FabricAI-portalen i Hausvise, måste följande åtgärder utföras:

1. Öppna anslutningen mellan FabricAI och Hausvise

Efter att avtalet är påskrivet aktiverar Hausvise kopplingen för att överföra samtliga av disponentbyråns objekt till FabricAI. Därefter tränar FabricAI AI-modeller för målen. Efter detta tränar FabricAI AI-modellerna för de olika objekten. Detta tar totalt cirka 8 arbetsdagar. Det här steget kräver inga åtgärder från användaren, utan processen startar omedelbart efter att avtalet har undertecknats.

2. Ta bort eventuella inställningar relaterade till kontoplanering från Hausvise

För att FabricAI ska fungera som avsett är det viktigt att det inte finns några standardkonton i leverantörsinformationen i Hausvise, och inga koncern-, kontors-, bokförings- eller målnivå behandlingsregler som ger inköpsfakturor kontoplanering. Du kan kontrollera dessa inställningar i Hausvise under Kontrollinformation > Leverantörer och Kontrollinformation > Behandlingsregler (Ohjaustiedot > Toimittajat ja Ohjaustiedot > Käsittelysäännöt),

Om sådana regler kvarstår kan fakturor inte behandlas på ett tillförlitligt sätt från FabricAI-portalen. Om du behöver hjälp med att ta bort dessa i massor, kan du fråga Hausvise om hjälp. Detta steg rekommenderas att utföras dagen före introduktionsutbildningen.

OBS! Om du har behandlingsregler i Hausvise som behandlar fakturan "helt" eller "no-look" (direkt till fastighetsförvaltaren), kan du bara ta bort sådana behandlingsregler som inte gör detta. Med andra ord, lämna sådana regler som behandlar fakturorna helt. Då kan du bara behandla fakturor utan behandlingsregler i FabricAI-portalen.

3. Lägg till vid behov regler för sammanslagning av rader i Hausvise och FabricAI

FabricAI fungerar bäst om rader inte slås samman. Om det ändå är nödvändigt att slå samman rader, måste även de leverantörer vars fakturarader slås samman definieras i FabricAI-portalen. På Hausvise-sidan rekommenderar vi att lämna leverantörsspecifik "e-fakturaraders överhoppning" ("verkkolaskurivien ohittaminen") -inställning på. Separat instruktion om sammanslagning av rader här. Detta steg rekommenderas också att utföras dagen före introduktionsutbildningen.

4. Lägga till objekt i FabricAI-portalen

FabricAI-portalen stöder för närvarande hantering av de objekt som...

• inte behöver ställa in kostnadsställen
• inte behöver ställa in inköpsfakturans cirkulation vid fakturans ankomst (cirkulationslistan är antingen alltid densamma eller varierande cirkulationslistor har automatiserats i Hausvise)

Om objektet inte uppfyller de nämnda kriterierna, rekommenderar vi att man tills vidare låter objektet vara kvar i den förvalda bakgrundsautomatiseringen.  Majoriteten av objekten bör dock kunna hanteras i FabricAI-portalen. Vi rekommenderar att objekten lyfts in i FabricAI-portalen samtidigt som steg 2 och 3 utförs, så att man kan börja hantera fakturor i portalen omedelbart efter ibruktagningsutbildningen.

Följ dessa steg för att lägga till objekten i FabricAI-portalen:

4.1 Gå till Organisation-fliken i FabricAI-portalen och välj Kunder-menyn.

4.2 Du kan välja att massredigera alla kunder som inte behöver uteslutas av ovan nämnda skäl från FabricAI-portalen.

4.3 Lägg till kunder i teamet och välj ”Alternativ” process.

5. Delta i introduktionsutbildningen

Introduktionsutbildningen gäller alla FabricAI-användare, den hålls generellt sett på distans och är cirka en timme lång. Tidpunkten för introduktionsutbildningen avtalas separat med FabricAI:s kundansvarig.

6.Skapa en hanteringsregel i Hausvise för att skicka fakturor direkt till disponenten för de objekt som hanteras i FabricAI-portalen

OBS! Det är mycket viktigt att detta görs först efter introduktionsutbildningen och den faktiska användningen har påbörjats. Instruktion här.