Självstyrd automation

FabricAI:s Självstyrd automation fungerar som din outtröttliga kollega vid hantering av inköpsfakturor. Låt automationen sköta de återkommande och enkla fakturorna, så att du själv kan fokusera på att följa helhetsbilden och lösa mer utmanande situationer.

Hur fungerar Självstyrd automation?

Självstyrd automation följer ditt arbete och identifierar relevanta fakturor som bör granskas av en människa samt fakturor som du tidigare har gjort ändringar på. Därefter styr den fakturor som kräver uppmärksamhet till dig i ”Väntar på kontering” -status och hanterar resten automatiskt i ”Automatiskt konterad” -status. I praktiken hanterar Självstyrd automation fakturor åt dig där alla följande villkor uppfylls samtidigt:

• fakturan är återkommande
• fakturan har inte ändrats i FabricAI vid tidigare tillfälle
• fakturans slutsumma är under 2000€
• AI:s säkerhet är minst 80%

Hur får jag det att fungera?

Du kan starta Självstyrd automation själv i FabricAI-portalen genom att följa denna instruktion. För att underlätta ditt arbete kräver Självstyrd automation minst en månads aktiv användning i FabricAI-portalen. Under denna tid följer den ditt arbete och börjar identifiera fakturor som alltid återkommer likadana och inte kräver ändringar. Genom att hantera inköpsfakturor lär du samtidigt Självstyrd automation att bli din egen assistent. Vi rekommenderar att starta Självstyrd automation cirka 1-2 månader efter att FabricAI-portalen har tagits i bruk. Den kan också startas direkt när FabricAI-portalen blir tillgänglig.

OBS! Från 1.3.2024 startar Självstyrd automation automatiskt för nya kunder efter 8 veckors användning.

Hur säkerställer jag att automationen fungerar?

Självstyrd automations kvalitetskontroll består av tre delar, som är:

1. Automations slumpmässiga urval
2. Analytisk granskning av balans- och resultaträkning
3. Säkerhetsgränser

Slumpmässiga urval 

Cirka 5% – 10% av de automatiskt hanterade fakturorna tas med ett slumpmässigt urval för granskning av en bokförare. Fakturor som valts med slumpmässigt urval visas i FabricAI-portalen bland andra fakturor. Detta säkerställer att praxis fortsätter att fungera och är korrekt.

Analytisk granskning av balans- och resultaträkning

Med effektiviseringen av Självstyrd automation och hanteringen av inköpsfakturor är avsikten att utnyttja den analytiska granskningen av balans- och resultaträkning för att få en helhetsbild istället för att hantera enskilda fakturor.

Information om enskilda leverantörer, t.ex. kontonummer, kan vid behov övervakas med stickprov.

Vid behov kan du utnyttja FabricAI-portalen ”Automatiskt konterad” -status och granska hur Självstyrd automation har hanterat fakturorna.

Säkerhetsgränser 

Automatisk hantering av fakturor kräver att liknande fakturor har hanterats tidigare, att inga ändringar har gjorts på dem och att följande villkor uppfylls:

• fakturans slutsumma är maximalt 2 000€ och AI:s säkerhet är minst 80%

När fungerar inte Självstyrd automation? 

Identifierade scenarier där Självstyrd automation kan orsaka mer skada än nytta:

Case 1 – FabricAI används inte korrekt

• Du gör den bokföringsmässiga hanteringen av inköpsfakturor i bokföringsprogrammet istället för i FabricAI (kunden använder FabricAI)
• Du konterar dessa redan hanterade fakturor igen från FabricAI-portalen utan några ändringar

I sådana fall antar Självstyrd automation att allt redan var korrekt och kan automatisera fakturor som skulle behöva ändringar. Därför är det viktigt att kunder med Självstyrd automation

1. Använder FabricAI-portalen noggrant
2. Om någon faktura/fakturor måste hanteras från bokföringsprogrammet, bör de tas bort från FabricAI-portalen

Case 2 – betydande processförändringar

Om inköpsfakturaprocessen ändras så att

• konteringspraxis enhetligas eller ändras betydande
• någon processfas flyttas från bokföringsprogrammet till FabricAI (t.ex. dimensionering av fakturor från kunden till bokföraren)
• en ny fas läggs till i processen (t.ex. dimensionering eller inställning av fakturans bokföringsmånad varje månad)

är Självstyrd automation inte medveten om sådana förändringar utan åtgärder. I dessa fall rekommenderar vi att kontakta tuki@fabricai.fi, så kan vi nollställa Självstyrd automations utbildningsmaterial. Alternativt kan du själv stänga av Självstyrd automation och/eller utnyttja Självstyrd automations förbjudna leverantörer.

Case 3 – bokföringsmånader ses inte över i FabricAI varje månad

Om kundens inköpsfakturors bokföringsmånader inte ses över aktivt varje månad för de månader som fakturorna gäller, men detta ändå bör göras månaden efter räkenskapsårets slut, rekommenderar vi att läsa denna instruktion.